Anfragenmanagement – Professionelle Interessentenbetreuung | DOERTER
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Jede Anfrage. Strukturiert. Kein Chaos im Posteingang.

Ein digitales Anfragenmanagement filtert Zeitfresser raus und bringt Ihnen die Käufer, die wirklich kaufen wollen — mit Finanzierung, Budget und einem konkreten Zeitpunkt. Eigentümer bleiben in Kontrolle; die Plattform übernimmt Eingang, Qualifizierung und Nachfass.

Jetzt Prozess starten Wie der Prozess läuft
Wohnzimmer einer Privatverkaufs-Immobilie
Live · Posteingang
38 neue Anfragen
24 automatisch qualifiziert · 9 aussortiert · 5 heiß
Qualifizierungs-Rate
1 von 7 Anfragen wird zum Termin.
Ohne System: 1 von 23.
Jede Anfrage wird geprüft, bevor sie bei Ihnen landet. Sie bekommen nur die Interessenten zu Gesicht, die wirklich kaufen wollen — mit Finanzierung, Budget und einem klaren Zeitrahmen.

Ein guter Makler tut genau das: Er nimmt alle Anfragen an, sortiert die Zeitfresser aus und stellt Ihnen nur die ernsthaften Käufer vor. Wir übernehmen diesen Teil für Sie — digital, strukturiert und nachvollziehbar.

Das Ergebnis: Sie verlieren keine Zeit mit unpassenden Kontakten und verhandeln am Ende mit Interessenten, die bereit sind. Genau wie im klassischen Maklermodell — nur ohne Provision und mit voller Transparenz.

Warum Struktur

Die Zahlen, die jeder Privatverkäufer unterschätzt.

50 %
Privatverkäufer scheitern im ersten AnlaufQuelle: DOERTER interne Erhebung, n=312
5 – 10 %
Preisverlust ohne strukturierten ProzessSprengnetter Marktanalyse 2025
< 5 min
Reaktionszeit entscheidet über Kauf­interesseHarvard Business Review Lead Response
50 – 70 %
Anfragen lassen sich sauber aussortierenZiel-Wert DOERTER Qualifizierung
Zielbild

Nicht „kein Kontakt". Sondern kein unstrukturierter Kontakt. Der Prozess filtert, qualifiziert und standardisiert — Sie entscheiden, mit wem Sie wirklich in Kontakt treten.

— Das Prinzip hinter dem DOERTER Anfragenmanagement
Der Prozess

Fünf Stufen. Vom ersten Klick bis zum Termin.

Jede Stufe hat eine klare Funktion. Keine Stufe lässt sich überspringen — und genau das ist der Punkt. Unqualifizierte Anfragen kommen gar nicht erst bis zu Ihnen durch.

01 Anfrage­eingang
Trigger
Zentralisieren

Ein Posteingang für alle Kanäle.

Egal woher die Anfrage kommt — Portal, Landingpage, Social Ad, direkte E-Mail. Sie landet in einem System, mit einheitlichem Datensatz.

Erfasste Kanäle

  • ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen — per API eingehängt
  • Eigene Landingpage — Formular mit UTM-Tracking
  • Social Ads — Meta / LinkedIn Lead-Formulare
  • E-Mail — Weiterleitung mit Auto-Parser
Beispiel · Dateneingang
Familie M. aus Köln-Lindenthal · kam über ImmoScout24 · Zeitstempel 14:32 · keine Finanzierungs­angabe bisher.
Kanal: ImmoScout24Auto-parsed
02 Sofort­reaktion
Sekunden zählen
Bestätigen, ohne zu verschenken

Antwort in unter 60 Sekunden.

Zeit ist hier der wichtigste Hebel. Jede Anfrage bekommt innerhalb einer Minute eine Bestätigung — mit Erwartungs­management statt Exposé.

Was automatisch passiert

  • Sofort-E-Mail mit Bestätigung + nächstem Schritt
  • Optional WhatsApp, wenn die Nummer freigegeben wurde
  • Kein Exposé und keine Adresse — das kommt erst in Stufe 4
  • Link zum Qualifizierungs­formular, 3 Minuten Ausfüllzeit
E-Mail-Preview · Auto-Antwort
„Hallo Familie M., vielen Dank für Ihr Interesse an der Wohnung in Köln-Lindenthal. Damit wir Sie passend begleiten können, füllen Sie bitte das kurze Formular aus. Das komplette Exposé senden wir Ihnen danach automatisch zu."
Versandt in 00:47Öffnungsrate Ø 94 %
03 Qualifizierung
Der Kern
Der größte Hebel

Erst zeigen, dann bekommen.

Statt „Hier ist das Exposé" heißt es: „Bitte vervollständigen Sie Ihre Anfrage." Ein kurzes Formular mit fünf Fragen — mehr braucht es nicht, um 50–70 % der Anfragen sauber herauszufiltern.

Was abgefragt wird

  • Finanzierungs­status — Finanzierungs­bestätigung, Eigenkapital oder offen
  • Kaufzeitpunkt — sofort, in 3 Monaten, flexibel
  • Haushalts­größe & Nutzung — selbst bewohnen oder Kapitalanlage
  • Budget-Realismus — passt er zur Preis­vorstellung des Objekts
  • Bereitschaft zur Besichtigung — Werktag, Wochenende, virtuell
Formular-Preview · Interessent
Finanzierung geklärt?Ja, Bestätigung vorhanden
Kaufzeitpunkt?Innerhalb 3 Monate
Nutzung?Selbst bewohnen
Budget-Rahmen?— offen
Besichtigungs­wunsch?— offen
Fortschritt 3 / 5
04 Exposé-Freigabe
Belohnung
Wertigkeit durch Verknappung

Nur qualifizierte Leads bekommen alles.

Wer das Formular ausfüllt, erhält das vollständige Exposé, die Adresse und alle Unterlagen — personalisiert, mit Download-Link und Tracking. Wer nicht, wird höflich nachgefasst oder läuft aus.

Was freigegeben wird

  • Vollständiges Exposé als PDF, personalisiert auf Namen
  • Adresse & Grundstück­sdaten
  • Unterlagen-Paket — Energieausweis, Grundriss, Teilungserklärung
  • Personalisierter Download-Link mit Öffnungs-Tracking
Lead-Board · letzte 24 h
Familie M.
Finanzierung ✓ · 3 Mo.Freigegeben
Herr K.
Kapitalanlage · Budget offenNachfass
Anonym (immoscout)
Keine Angaben · 48 h altGestoppt
Familie B.
Finanzierung ✓ · sofortFreigegeben
05 Nachfass-Logik
Follow-up
Verkäufe passieren im Follow-up

Drei bis fünf Touchpoints — automatisch.

Die meisten privaten Verkäufe scheitern nicht am Interesse, sondern am Nachhaken. Das System übernimmt das für Sie — verbindlich, freundlich, mit Deadline.

Sequenz nach Freigabe

  • 3 – 5 E-Mail-Touchpoints, gestaffelt über 14 Tage
  • Optional WhatsApp-Reminder für Besichtigungs­termine
  • Fristen & Verknappung — „Besichtigungs­slots begrenzt"
  • Auto-Stopp, sobald ein Termin gebucht ist
Beispiel-Sequenz · 14 Tage
T + 0Exposé-Übergabe mit Einladung zur Besichtigung E-Mail
T + 2„Haben Sie das Exposé gut erreicht?" — Check-in E-Mail
T + 5Freie Slots für Samstags-Besichtigung
T + 9„Noch 2 freie Termine bis Ende der Woche" E-Mail
T + 14Letzter freundlicher Nachfass — sonst Auto-Stopp E-Mail
Klassisch vs. DOERTER

Makler-Prozess in Ihrer Hand — ohne Makler.

Ein guter Makler macht genau die fünf Stufen oben. Sie bezahlen ihn dafür 3,57 %. DOERTER gibt Ihnen denselben Prozess — digital, nachvollziehbar, in Ihrer Kontrolle.

Ohne System
Mit DOERTER
Eingang
Alles in einem Posteingang, unsortiert.
Zentral, mit Kanal-Tag und Zeitstempel.
Reaktionszeit
Stunden bis Tage — Interessenten springen ab.
Unter 60 Sekunden, auch nachts.
Qualifizierung
Telefonat oder Exposé-Mail — Zeitfresser für beide Seiten.
Formular filtert 50–70 %, bevor Sie sie sehen.
Exposé-Freigabe
Jeder bekommt alles. Kein Gefühl für Wertigkeit.
Nur qualifizierte Leads — inkl. Tracking.
Nachfass
Passiert selten. Verkauf scheitert oft hier.
3–5 Touchpoints automatisiert, Auto-Stopp bei Termin.
Kontrolle
Makler kennt alle Interessenten besser als Sie.
Sie entscheiden, wer zur Besichtigung kommt.
Was im Paket steckt

Sechs Bausteine. Ein Prozess.

Sie bekommen das komplette System inkl. Integration in die gängigen Portale, vorgefertigten Sequenzen und einem Dashboard, in dem Sie jederzeit sehen, wie Ihre Verkaufs­pipeline aussieht.

Zentrales CRM

Alle Anfragen, alle Kanäle, ein Dashboard. Status, Notizen, Historie — immer sichtbar.

Auto-Antwort-Templates

Vorbereitete E-Mail- und WhatsApp-Texte, die in unter 60 Sekunden rausgehen. DSGVO-konform.

Qualifizierungs-Formular

Interaktiv, mobil-optimiert. Fünf Fragen, drei Minuten Ausfüllzeit, 50–70 % Filterquote.

Exposé-Freigabe

Personalisierter Download-Link mit Tracking. Wer öffnet, wer druckt, wer reagiert nicht.

Nachfass-Sequenzen

3–5 Touchpoints über E-Mail und WhatsApp. Auto-Stopp bei Termin oder Kaufabsage.

Portal-Integration

ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen — per API. Anfragen landen automatisch im System.

Warum das so wichtig ist
In 20 Jahren Immobilien-Verkauf habe ich gesehen: Der Unterschied zwischen einem guten und einem schlechten Verkauf entsteht vor der Besichtigung. An der Art, wie Sie mit Anfragen umgehen.
Erten Dörter Gründer DOERTER.

Starten Sie mit einem strukturierten Anfragen­management.

Einrichtung in 48 Stunden. Kein Makler. Kein Provisions­modell. Sie behalten die Kontrolle — wir liefern das System.

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