Was ist die Hausverwaltung?

Die WEG-Hausverwaltung ist die professionelle Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) — geregelt in den §§ 26-28 WEG. Sie übernimmt im Auftrag aller Eigentümer die Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums und die Vertretung der WEG nach außen.

Wozu Hausverwaltung

• Bei mehr als 8-10 Wohneinheiten praktisch unverzichtbar
• Komplexität der WEG-Verwaltung (Recht, Buchhaltung, Technik)
• Neutralität bei Konflikten zwischen Eigentümern
• Professionelle Abwicklung rechtlicher und steuerlicher Themen
• Zeitaufwand: Eigentümer-Selbstverwaltung kostet Hunderte Stunden/Jahr

Selbstverwaltung als Alternative

Bei kleinen WEG (2-6 Wohneinheiten) auch möglich:

• Eigentümer-Sprecher oder rotierender Verwalter
• Geringere Kosten
• Höherer Zeitaufwand der Eigentümer
• Bei Streit oft problematisch

Aufgaben nach § 27 WEG

1. Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentums

• Hausmeister-Koordination
• Reinigung, Gartenpflege
• Aufzugs- und Heizungswartung
• Versicherungs-Verwaltung
• Lieferanten-Auswahl
• Wartungs- und Pflegeverträge

2. Eigentümerversammlung

• Mindestens 1 Versammlung pro Jahr einberufen
• Tagesordnung erstellen
• Versammlung leiten
• Protokoll erstellen
• Beschlüsse umsetzen

3. Finanzielle Verwaltung

• Wirtschaftsplan: Voraussichtliche Kosten für das nächste Jahr
• Hausgeld-Einzug von allen Eigentümern
• Jahresabrechnung: tatsächliche Kosten vs. Vorauszahlungen
• Konto-Verwaltung: WEG-Konto getrennt vom Verwalter-Vermögen
• Instandhaltungsrücklage: Verwaltung und Anlage

4. Rechtliche Vertretung

• Gerichtliche Vertretung der WEG
• Außergerichtliche Vertretung: gegenüber Lieferanten, Behörden
• Mahnverfahren bei Hausgeld-Rückständen
• Mängelrügen gegen Bauträger oder Handwerker

5. Reparaturen und Sanierungen

• Notwendige Reparaturen bis vereinbarte Höhe ohne EV-Beschluss
• Größere Maßnahmen: Vorbereitung, Angebote, Vorlage der EV
• Koordination der Handwerker
• Abnahme der Leistungen
• Gewährleistungs-Verfolgung

6. Bauliche Veränderungen

• Modernisierungs-Beschlüsse vorbereiten
• Koordination mit Architekten und Sachverständigen
• Förder-Anträge (KfW, BAFA)
• Umsetzung von Beschlüssen

Kosten

Übliche Vergütung

Zusatzleistungen

Standard-Vertrag deckt nicht alle Leistungen ab. Zusatzkosten:

• Sonderversammlungen: 200-500 € je Termin
• Kopien, Auskünfte: 1-5 € je Stück
• Rechtsstreitigkeiten: separates Honorar
• Modernisierungs-Begleitung: prozentuale Honorierung
• Verwaltung der Sonder-Eigentumsverwaltung: separat (5-10 € pro Wohnung/Monat)

Was die Kosten beeinflusst

• Größe der WEG: pro Einheit billiger bei großen Anlagen
• Komplexität: Aufzug, Tiefgarage, Heizung — höher
• Alter des Hauses: ältere Anlagen mehr Aufwand
• Konfliktlevel: zerstrittene WEG = mehr Verwaltungsaufwand
• Modernisierungs-Phase: mehr Koordination

Marktdurchschnitt 2026

Verwaltungskosten machen in NRW typisch 10-15 % des gesamten Hausgelds aus. Bei 350 € Hausgeld/Monat sind das 35-50 €.

Auswahl-Kriterien

Hard Facts

• Sachkundenachweis (§ 26a WEG, seit 12/2023 Pflicht)
• Berufshaftpflichtversicherung: Mindestsumme 1 Mio €
• Erfahrung: mindestens 5 Jahre in WEG-Verwaltung
• Verwaltete Einheiten: 200-800 ideal (Erfahrung, aber nicht überfordert)
• Versicherung Vermögensschäden

Soft Facts

• Erreichbarkeit: Bürozeiten, Notruf-Nummer
• Kommunikationsstil: schnelle, transparente Antworten
• Konfliktmanagement: bei Streit zwischen Eigentümern
• IT-Ausstattung: Online-Portal für Eigentümer
• Lokale Präsenz: bei Objekten in unmittelbarer Nähe

Referenzen prüfen

• Andere WEG-Beiräte befragen
• Online-Bewertungen (Google, Provenexpert)
• Erfahrungen mit aktuellen Lieferanten
• Bei Verbänden recherchieren (VDIV, DDIV)

Vertragsgestaltung

• Vertragslaufzeit: 3-5 Jahre (Maximum 5 Jahre)
• Leistungs-Katalog: detailliert
• Zusatzleistungen: Preisliste
• Vergütungsanpassung: Inflations-Klausel
• Kündigungsrechte: Sonderkündigungsrecht bei Pflichtverletzung

Zertifizierter Verwalter

Pflicht seit 1.12.2023

Mit dem WEG-Reformgesetz vom 1.12.2020 wurde der Sachkundenachweis für WEG-Verwalter eingeführt (§ 26a WEG). Seit 1.12.2023 ist er Pflicht für neue Bestellungen.

Anforderungen

• IHK-Prüfung „Zertifizierter Verwalter“: 160-Stunden-Lehrgang plus schriftliche und mündliche Prüfung
• Gleichwertige Abschlüsse:
  • Volljurist
  • Diplom-Kaufmann, Diplom-Betriebswirt
  • Geprüfter Immobilienfachwirt
  • Bachelor/Master Immobilienwirtschaft
• Bestandsverwalter: 3 Jahre Übergangsfrist (bis 12/2026 zum Zertifikat)

Bei Bestellung prüfen

Bei Bestellung eines neuen Verwalters: Sachkundenachweis verlangen. Bei fehlendem Nachweis: Bestellung unwirksam.

Online-Verzeichnisse

Liste zertifizierter Verwalter: bei den IHK-Datenbanken und Branchenverbänden DDIV und VDIV.

Bei ETW-Verkauf

Unterlagen aus der Hausverwaltung

Käufer fordern typisch von der Hausverwaltung:

• Wirtschaftspläne der letzten 3 Jahre
• Jahresabrechnungen der letzten 3 Jahre
• Protokolle der Eigentümerversammlungen
• Beschlusssammlung
• Aktueller Stand der Instandhaltungsrücklage
• Hausgeld-Stand der zu verkaufenden Wohnung
• Geplante Maßnahmen und Sonderumlagen
• Versicherungen der WEG

Kosten der Unterlagen

Hausverwalter dürfen für Verkaufsunterlagen Kosten berechnen:

• Standard-Paket: 100-300 €
• Umfangreiche Anfrage: 200-500 €
• Eilauftrag: zusätzliche Gebühr

Verwalterzustimmung

In manchen Teilungserklärungen ist eine Verwalterzustimmung beim Verkauf vorgesehen. Funktion:

• Schutz der WEG vor „unliebsamen“ Käufern
• Bonitätsprüfung
• Klärung von Hausgeld-Rückständen

In der Praxis wird die Zustimmung fast immer erteilt — Verweigerung nur bei sehr engen Voraussetzungen (Sittenwidrigkeit).

Hausgeld-Rückstände

Offene Hausgeld-Verbindlichkeiten des Verkäufers gehen nicht automatisch auf den Käufer über. Aber: Käufer haftet für ab Eigentumsumschreibung anfallendes Hausgeld. Im Kaufvertrag wird typisch geregelt:

• Anteilige Aufteilung für Übergabe-Monat
• Garantie des Verkäufers für freie Wohnung
• Bestätigung der Hausverwaltung über aktuellen Stand

Sonderumlagen

Wenn die Eigentümerversammlung Sonderumlagen beschlossen hat (z.B. für Sanierung), die noch nicht voll bezahlt sind:

• Vor Eigentumsumschreibung: Verkäufer trägt
• Nach Umschreibung: Käufer trägt
• Stichtag entscheidet (oft Beschlussdatum oder Fälligkeit)

Praxis-Empfehlung Verkäufer

• Hausverwaltung frühzeitig informieren: Unterlagen anfordern
• 3 Jahre Unterlagen bereitstellen
• Aktuelle Bestätigung über Hausgeld-Stand
• Verwalter-Kontakt dem Käufer geben
• Frühe Klärung bei umstrittenen Sonderumlagen

Mein Rat aus 20 Jahren Praxis: Die Hausverwaltung ist zentraler Akteur beim ETW-Verkauf — sie liefert Unterlagen, klärt Hausgeld-Fragen und informiert Käufer. Bei Verkaufsabsicht: Verwalter frühzeitig kontaktieren (4-6 Wochen vor Vermarktung) und alle Unterlagen-Pakete bestellen. Bei aktiv tätigen Hausverwaltern lässt sich das in 1-2 Wochen erledigen — bei trägen Verwaltern kann es 6-8 Wochen dauern.